小区物业日常工作安排(小区物业每日工作安排

第五届业委会与物业

第三次联席会议会议纪要


时 间:

地 点:

与会人员:

业委会:

社区居民第四党支部:

热心业主:

物业:

会议内容:

一、服务中心汇报2019年重要工作安排部署计划

1. 计划2月28日完成物业服务合同备案。

2.关于目前人编到岗情况:按合同要求编制为25人,目前客服含财务缺3人,工程缺1人,预计2月26日全部人员到位。预计超编共2人(工程部1人。客服部1人)。

具体工作:

1、现场VI标识及公共区域修复。

2、业主资料全面收集建档。

3、成立专项小组,设定短期任务逐个突破完成。短期超编4个月。业委会要求控制全年成本,日常物业管理支出不得亏损。

3. 落实生活水池清洁合同(2019年3月15日完成)

4. 业委会同意之平争取环水局和水务局的优质水落户工程,为小区引入深圳市政府的惠民工程:优质水入户(2019年3月25日完成)。

5. 鉴于近期气温较高、雨水较多,服务中心将在下周安排落实清洁消杀工作(拟定每月消杀4次,每周四进行消杀)。

6. 服务中心跟进和督促祥云门完成整体门禁改造工程(南门改造、微信开门等)。

7. 考虑到春季是绿化补种的好时机,业委会要求服务中心策划3月份以“义务补种、家庭领养”为主题的社区文化活动,同时督促绿化外委公司在4月中旬完成绿化补种。

8. 邀请专业公司对小区绿化和水景重新设计的议题已在2019年第一次业主大会决议通过,业委会要求服务中心邀请专业的公司来小区提供免费设计(2019年3月底完成),然后公开招标。

9.园区内照明系统检测与维修。(逐步排查,分线路维修预计2月28日完成)

10.鉴于小区消防设施老化和漏水,影响消防安全和浪费水资源,急需进行维修。服务中心会尽快提报3家以上的整改方案和报价给业委会(同时公示全体业主),希望业委会根据议事规则和管理规约先行从管理费中垫付费用,事后由服务中心按专项维修资金申报的流程报销并归还管理费(地库的部分单列出来算入地库的开支,地库的开支要和名居协商)。

11.之平公司积极与前海物业沟通协调专项维修基金缴费账户的过户工作,计划3月31日完成。

12.截止1月31日,服务中心已完成 1月份物业管理费和专项维修资金收缴工作的70%。春节假期前后因业主休假和工作人员资源安排的原因暂停。所以,2月底需要对1月欠缴的业主进行积极催缴。业委会要求做好缴费义务的宣传工作,建议1个月未及时缴费上门贴催缴单、 2个月未缴在楼栋显眼位置公示,3个月未缴出律师函、6个月未缴通过法院起诉。

13.根据1月份收集到对小黄狗垃圾分类收集设备安装点的意见反馈,业委会和服务中心认为目前暂时安装1台作为试点,地点定在1B前(替换目前的分类垃圾桶,衣物回收箱可另选地点)。方案需提前公示3天,公示期间如无业主提出纸面异议,可与乙方签订合同。

14.服务中心计划进行垃圾桶换新工作,让小区垃圾桶达到美观清洁的效果。对于部分楼栋原有放置点在楼栋内或影响美观的情况(2栋、3A、3B、4栋5A等),服务中心将会提报移出楼栋的简单整修方案,以到达卫生、美观、便于清洗的效果,方案可能有部分影响小部分绿化面积。此方案会尽快公示给全体业主知悉(2019年3月底完成)。

15.因前海物业移交的业主花名册信息不全、老旧,为了提升服务品质,服务中心安排3月开始业主走访,以实现尽快完善住户信息目标。业委会要求,在过程中完成调查住改商的具体情况,同时推广小区公众号的业主认证、深圳市住建局微信投票身份绑定。

16.因为前海物业对设备设施维修不作为,经之平物业交接排查发现停车场排污泵基本是半瘫痪状态,如遇到大雨或台风情况,会有地库水淹的风险。服务中心建议先修排污泵,同时尽快与名居地产协商谈判地下停车场排污修理及节能改造事宜。

17. 社区党委已通过民生微实事申请了3.8妇女节活动,服务中心将会根据微实事的流程提前申请后面的社区活动经费(端午等)(建议以后物业积极申请政府免费项目)。

18.鉴于小区住户时有投诉高空抛物的问题,所以服务中心将及时发布高空抛物宣传文案,呼吁全体业主关注。

19.为了能够加强小区安全管理和车辆情况自动记录,服务中心建议在车辆三个出入口都安装高清摄像设备。后续提报方案和建议给业委会,公示全体业主。

20.1月份之平物业已经根据物业合同和应标承诺,向南山区老旧电梯改造办公室提交了绿海名都电梯旧改申请表。之平物业承诺垫资650万元作为小区电梯旧改的启动资金。后续工作正在推进中,希望能够得到政府审批更多的电梯更新名额。业委会要求服务中心及时做好老旧电梯政策、流程、资金、表决等方面内容的宣传工作。

21.鉴于小区垃圾清运需要尽快确定集中装车点,所以服务中心将会尽快提供垃圾装车点的选址建议方案,希望尽快在业主大会上表决确认。

22.小区已有多达64户房屋漏水的问题,急需尽快上业主大会表决专项维修资金的使用。

二、根据上面的汇报,业委会与服务中心明确了以下几项为当前紧急重要工作事项

1.小区消防设施改造

2.小区化粪池清理

3.地下停车场的排污系统维修,经费保障下,安排专人维修

4.政府老旧电梯改造工程评估3月15日前完成,现申请资料已提交,做好前期资料准备迎接评估

5.5栋2楼会所尽快安排公开招投标,以社区文化形式选取服务商(2019年3月20日完成)

6.小区路灯线路老化导致漏电需紧急排查维修,经费保障下,安排专人维修。

三、业委会与服务中心的工作沟通

1.业委会要求之平管理和服务中心尽快完成小区2019年年度和1季度的例行物业管理预算和专项维修整改预算,提报给业委会,并纳入到2019年第二次业主大会进行表决。

同时,日常避免事务性驱动申请经费,而是在预算范围内行使物业企业的职责主动完成各项例行的、合理的、必要的物业管理工作。鉴于根据物业服务合同要求,业委会与之平物业已开设了户名为【广东省深圳市南山区绿海名都业主大会】的共管账户,所以日常费用需根据预算从此共管账户中支出。

2. 业主、业委会、物业的三方联席会议调整为每月两次,分别是中旬及月底各一次,每次召开时间尽量安排在周三晚上19:00—21:00。

3. 业委会要求服务中心根据1月份进场整理的交接报告,进一步整理出详尽的小区现状和问题报告,公示给全体业主知悉目前小区存在的各种问题,影响情况,可能的整改方向和大致费用。

四、关于2019年第二次业主大会的准备思路

1.需要尽快将关键事项、热点问题,通过征集议题、调研方案的方式向全体业主征集和调研。

2.时间计划在3月底4月初召开,所以需要在3月中旬左右公布议题。

五、关于联席会议决议的投诉和撤销问题

占用小区公共部位进行相关经营的行为,应该充分公示,包括合同等信息。如果有投诉,再分项处理。业委会在认为必要且表决通过时,可以撤销联席会议的决定或者共识,指令物业公司恢复相关公共区域的原状。

深圳市南山区绿海名都第五届业主委员会

2019年2月26日

来源:绿海名都业主大会


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